Αφού η δράση σου εγκριθεί, μπορείς να τη διαχειριστείς από το μενού > Δράσεις
Από εκεί μπορείς:
Να παρακολουθείς τη δράση σου
Βλέπεις όλες τις πληροφορίες της δράσης, όπως τον αριθμό των αιτήσεων, των δωρεών που έχουν παραδοθεί και των παραδόσεων που εκκρεμούν.
Να διαχειριστείς την επικοινωνία με τους δωρητές
Βλέπεις τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας όλων όσων έχουν δωρίσει βιβλία στο σχολείο σου, ώστε να μπορείς να τους ευχαριστήσεις.
Να δημιουργήσεις δωρεάν κωδικό αποστολής
Αν κάποιος δωρητής επικοινωνήσει μαζί σου και θέλει να στείλει βιβλία, μπορείς να του εκδώσεις έναν ειδικό κωδικό αποστολής Box Now.
Μην ξεχνάς πως το κόστος αποστολής το αναλαμβάνει το metabook για το σχολείο και τον δωρητή. Εσύ απλά πρέπει να επιλέξεις —σύμφωνα με τον όγκο των βιβλίων που θα λάβεις— το κατάλληλο μέγεθος θυρίδας ώστε να δημιουργηθεί ο αντίστοιχος κωδικός και να ειδοποιηθεί ο δωρητής για να σου στείλει το δέμα.
Κάθε κωδικός ισχύει για 30 ημέρες από τη στιγμή που τον δημιουργείς. Αν ο δωρητής δεν προλάβει να στείλει μέσα σε αυτό το διάστημα, μπορείς να ακυρώσεις τον κωδικό και να δημιουργήσεις νέον όταν είστε έτοιμοι.
Αν ένας κωδικός δεν χρησιμοποιηθεί ή αν η δωρεά δεν πραγματοποιηθεί τελικά, μπορείς να τον ακυρώσεις από τη διαχείριση της δράσης σου.
Να παρακολουθείς τη διαδρομή των δεμάτων
Βλέπεις την πορεία όλων των δεμάτων που έρχονται προς εσένα, ώστε να ξέρεις πότε να περιμένεις παραλαβές από τη θυρίδα Box Now που έχεις ορίσει.
Να αφαιρέσεις ή να επαναφέρεις μια δωρεά
Από το κουμπί «Διαχείριση» δίπλα σε κάθε δωρητή έχεις δύο επιπλέον επιλογές:
Αν για κάποιον λόγο δεν θέλεις να συμπεριλάβεις έναν δωρητή στη δράση σου, μπορείς να τον αφαιρέσεις. Η δωρεά παύει να μετράει στα σύνολα της δράσης και ο δωρητής ενημερώνεται με email. Στον πίνακα η αίτηση εμφανίζεται ως «Δεν έγινε δεκτή». Σημειώνεται ότι δεν μπορείς να αφαιρέσεις δωρεά που έχει ήδη ενεργές ή ολοκληρωμένες αποστολές — αν χρειαστεί, ακύρωσε πρώτα τις αποστολές.
Αν αλλάξεις γνώμη, μπορείς να επαναφέρεις μια δωρεά που είχες αφαιρέσει, εφόσον η δράση δεν έχει φτάσει ακόμη στο όριο δωρητών. Ο δωρητής μπαίνει ξανά στα σύνολα και λαμβάνει σχετικό email.
Όταν τα νούμερα της δράσης δεν συμφωνούν με ό,τι έχεις παραλάβει
Είναι φυσικό η πλατφόρμα να δείχνει περισσότερες δωρεές ή παραδόσεις από όσες έχεις παραλάβει στην πραγματικότητα. Αυτό συμβαίνει επειδή κάθε αίτηση δωρητή καταγράφεται μόλις γίνει — αλλά κάποιες δεν προχωρούν τελικά (ο δωρητής αλλάζει γνώμη, στέλνει σε άλλο σχολείο, ή απλώς δεν ανταποκρίνεται).
Ως υπεύθυνος/η της δράσης, :
Για δωρεές που δεν θα προχωρήσουν, χρησιμοποίησε «Αφαίρεση δωρεάς» από το κουμπί «Διαχείριση».
Για δωρεές με ενεργό κωδικό αποστολής που δεν χρησιμοποιήθηκε, ακύρωσε πρώτα τον κωδικό και μετά αφαίρεσε τη δωρεά.
Έτσι τα σύνολα της δράσης σου θα αντικατοπτρίζουν την πραγματικότητα. Το metabook δεν μπορεί να γνωρίζει ποιες δωρεές θα ολοκληρωθούν — μόνο εσύ έχεις αυτή την εικόνα από την επικοινωνία με τους δωρητές.
Θυρίδα παραλαβής
Η θυρίδα Box Now που επιλέγεις κατά τη δημιουργία της δράσης δεν μπορεί να αλλάξει αργότερα. Φρόντισε να επιλέξεις μια θυρίδα που σε εξυπηρετεί μακροπρόθεσμα, καθώς όλες οι δωρεές θα έρχονται εκεί.
Τα στοιχεία της θυρίδας σου (όνομα, διεύθυνση, Τ.Κ. και τυχόν σημειώσεις) εμφανίζονται στη σελίδα διαχείρισης της δράσης, ώστε να μπορείς να τα επαληθεύεις εύκολα.
Παύση ή ολοκλήρωση δράσης
Όταν οι δωρεές φτάσουν τον στόχο βιβλίων που δήλωσες κατά τη δημιουργία της δράσης, η δράση ολοκληρώνεται αυτόματα. Θα λάβεις email για να γράψεις ένα ευχαριστήριο μήνυμα προς τους δωρητές. Το μήνυμα αυτό θα εμφανίζεται στη σελίδα των δράσεων, ώστε όσοι στήριξαν το σχολείο σου να δουν ότι η προσφορά τους έπιασε τόπο.
Αν θέλεις να κάνεις αλλαγές πριν φτάσεις στον στόχο, μπορείς να στείλεις αίτημα στη σελίδα επικοινωνίας. Υπάρχουν δύο επιλογές:
Η δράση παγώνει για ένα διάστημα — π.χ. κατά τις καλοκαιρινές διακοπές ή αν χρειάζεσαι χρόνο να τακτοποιήσεις τα βιβλία που έχεις λάβει. Η σελίδα της δράσης δεν θα είναι ορατή στους δωρητές κατά τη διάρκεια της παύσης και μπορεί να επανενεργοποιηθεί ξανά αργότερα.
Η δράση ολοκληρώνεται οριστικά πριν πιαστεί ο στόχος — π.χ. γέμισε η βιβλιοθήκη ή πέτυχε τον σκοπό της. Θα λάβεις email για να γράψεις ευχαριστήριο μήνυμα, όπως και στην αυτόματη ολοκλήρωση.
Όταν συμπληρωθεί ο στόχος δωρητών
Μόλις οι αιτήσεις δωρεάς της δράσης φτάσουν τον προβλεπόμενο αριθμό δωρητών, η δράση περνάει αυτόματα σε κατάσταση «Ολοκληρωμένη» και δεν δέχεται νέες ενέργειες:
Στον πίνακα διαχείρισης της δράσης, η στήλη «Ενέργειες» και το κουμπί «Διαχείριση» δίπλα σε κάθε αίτηση δωρητή σταματούν να εμφανίζονται. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείς πια να δημιουργείς νέους κωδικούς αποστολής Box Now ή να σημειώνεις δωρητές χειροκίνητα από εκείνη τη στιγμή και μετά.
Οι αιτήσεις και τα στοιχεία των δωρητών παραμένουν ορατά για να μπορείς να επικοινωνείς μαζί τους και να τους ευχαριστήσεις.
Αν δέματα Box Now που είχαν ήδη δημιουργηθεί παραδοθούν αφού η δράση έχει κλείσει, οι αριθμοί της δράσης (παραδομένα δέματα και εκτιμώμενα βιβλία) ενημερώνονται αυτόματα ώστε να αντικατοπτρίζουν τις πραγματικές παραλαβές. Δεν χρειάζεται να κάνεις κάτι από την πλευρά σου.
Αν αντιμετωπίζεις πρόβλημα με ένα δέμα που έχει ήδη παραδοθεί ή χρειάζεσαι κάτι μετά την ολοκλήρωση, στείλε μας μήνυμα από τη σελίδα επικοινωνίας.